¿Por dónde comenzar a organizar un evento?

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Como vivimos en sociedad, en muchas ocasiones se organizan ciertos eventos con algunos grupos de afinidad o por motivos de trabajo. Estos suelen ser más habituales de los que parece, pero ¿qué sudece cuando somos nosotros los encargados de organizar este evento? Hay que tener claro que el rol que va a cumplir cada uno de los organizadores es fundamental para así obtener un evento de primera categoría y tal como lo imaginamos. Además, es probable que nos encarguemos de una sola tarea o de varias a la vez, dependiendo de las personas que trabajen en el proyecto, entre otros factores.

Para tener un evento exitoso, debemos tener en cuenta si se cumplieron o no los objetivos o metas que los organizadores se propusieron. En base a esto, es importante que nos tomemos el tiempo adecuado para analizar y fijar cuáles son esos objetivos y no dar por sentado nada.

Dependiendo del tipo de evento que queremos realizar, vamos a necesitar más o menos personal, en tanto que el tiempo y el dinero también aumentará. conforme a la calidad del evento y a los asistentes que vayan a la cita. Ahora, ¿cómo nos fijamos correctamente estos objetivos?

  • Ser específico: Hay que tratar de ser claro y que se entienda hacia dónde apuntamos con el evento.
  • Ser medible: En cantidad, calidad, tiempos y costos, porque los recursos con los que contamos para la realización de eventos generalmente no son infinitos.
  • Ser consensual: Todos los involucrados en el comité organizador, al momento de fijar el evento.
  • Ser realista: Ajustando los recursos con los que se cuenta, que son el personal y el tiempo asignado a preparar dicho evento.

En cuanto a las metas u objetivos van a ir variando de acuerdo a:

  • El alcance que va a tener el evento.
  • La cantidad de asistentes posibles.
  • Las fuentes posibles de ingresos.
  • Los recursos que necesitamos.

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